Dashboard de ventas en Excel

Registra tus ventas y descubre qué productos y clientes sostienen tu negocio, qué días vendes más y si vas a llegar a tu meta del mes.

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Excel (.xlsx) de 1.4 MB con datos de ejemplo; la versión en blanco viene lista para tus datos. Sin registrarte.

Vista del dashboard de ventas en Excel: indicadores del mes y gráficos principales. — Así se ve en Excel, con los datos de ejemplo de un comercial ficticio. Con tus datos, muestra tus números.

Dashboard completo del dashboard de ventas con los datos de ejemplo: indicadores, hallazgos, gráficos y tablas. — Así se ve en Excel, con los datos de ejemplo de un comercial ficticio. Con tus datos, muestra tus números.

Te responde lo que te preguntas cada semana.

Pensada para tiendas, distribuidoras y negocios que venden por WhatsApp.

¿Voy a llegar a mi meta este mes?
¿Qué productos no me pueden faltar?
¿Qué clientes dejaron de comprarme?
¿Qué días vendo más y cuáles son flojos?
¿Qué productos me dejan poco margen?
¿Mis ventas están creciendo o cayendo?

No solo suma: te dice qué está pasando.

Estos son los hallazgos que escribe la plantilla con los datos de ejemplo. Usa promedios, tendencias y comparaciones con tu propia historia. Con tus datos, escribe los tuyos.

Bien
Vas bien: al ritmo actual cerrarías el mes con S/ 41,183, el 103% de tu meta.
Bien
En los últimos 11 meses cerrados tus ventas crecen en promedio S/ 1,200 por mes (3.5%). Si la tendencia sigue, el próximo mes venderías cerca de S/ 42,962.
Dato
10 productos (30% de tu catálogo) generan el 80% de las ventas del mes, empezando por Arroz extra 5 kg. Que nunca te falten: revísalos primero en cada pedido.
Dato
El sábado vendes 76% más que un día promedio y el domingo, 90% menos (últimas 12 semanas). Refuerza personal y stock para el sábado; para el domingo evalúa una promoción o un horario reducido.
Revisar
2 productos dejan menos de 15% de margen; el que más vendes es Arroz extra 5 kg (13%). Revisa su precio o negocia con tu proveedor. Tu mayor ganancia del mes viene de Gaseosa 500 ml: S/ 1,673.
Alerta
2 clientes frecuentes dejaron de comprar a su ritmo habitual; juntos te compraban S/ 4,315 al mes. Escríbeles esta semana, empezando por Panadería El Trigal (sin comprar hace 16 días).
Dato
Yape, Plin, tarjeta y transferencias ya son el 80% de tus cobros (hace 3 meses, 77%). Registra cada cobro digital para que tu cuadre de caja no falle.
Revisar
3 productos no se vendieron este mes, como Vino tinto 750 ml. Evalúa si vale la pena seguir comprándolos.

Qué hay en cada hoja.

La primera hoja, Leyenda, explica todo esto dentro del archivo. Escribes en las columnas azules; las grises se calculan solas.

Dashboard: Resumen del mes: indicadores, hallazgos automáticos, gráficos y tablas para decidir.; Tú: Solo mirar. No se escribe nada.
Ventas: Registro de ventas. Una fila por producto vendido; si una venta tiene varios productos, repite el mismo N° de venta en filas seguidas.; Tú: Escribir fecha, N° de venta, cliente, producto, cantidad, método de pago, canal y vendedor. Si dejas el precio vacío se usa el del catálogo.
Productos: Catálogo con precio y costo, y el análisis de cada producto en el mes: unidades, ventas, margen y clase ABC.; Tú: Escribir código, producto, categoría, precio y costo. El resto se calcula solo.
Clientes: Tus clientes frecuentes: cuánto compran, cada cuántos días y si dejaron de comprar.; Tú: Escribir nombre, teléfono y una nota. Usa el mismo nombre al registrar sus ventas.
Config: Nombre del negocio, mes a analizar, meta y listas de opciones de las demás hojas.; Tú: Completar una vez y ajustar cuando cambie algo.
Cálculos: Motor de fórmulas que alimenta el Dashboard. Puedes revisarla si quieres ver cómo se calcula cada número.; Tú: Nada. No necesitas tocarla.

Cómo empezar.

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Excel (.xlsx) de 1.4 MB con datos de ejemplo. Sin registrarte.

01 Mira el Dashboard con los datos de ejemplo para entender qué te muestra cada parte.
02 En Config escribe el nombre de tu negocio, tu meta de ventas del mes y tus métodos de pago, canales, vendedores y categorías.
03 En Productos reemplaza el catálogo de ejemplo por tus productos, con su precio de venta y su costo.
04 Borra las ventas de ejemplo (ver más abajo) y registra cada venta en la hoja Ventas: una fila por producto vendido.
05 Vuelve al Dashboard: se actualiza solo. Para ver un mes anterior, elige el año y el mes en Config.

Cómo se calcula cada número.

Sin cajas negras: cada fórmula está a la vista en la hoja Cálculos.

Ventas del mes

Suma del Total de las ventas del mes. Se compara con los mismos días del mes anterior para que sea justo aunque el mes no haya terminado.

Te ayuda a: saber si vas mejor o peor que el mes pasado a esta misma altura.

Proyección de cierre

Ventas del mes ÷ días transcurridos × días del mes. Supone que sigues al mismo ritmo.

Te ayuda a: si queda por debajo de tu meta, reaccionar a tiempo: promociones, llamar a clientes o reforzar stock.

Margen bruto

Ventas menos el costo de lo vendido (con el costo del catálogo). En porcentaje: margen ÷ ventas.

Te ayuda a: ver cuánto ganas realmente, no solo cuánto vendes.

Ventas realizadas y ticket promedio

Número de ventas distintas (según el N° de venta) y el monto promedio de cada una.

Te ayuda a: subir el ticket con combos o productos complementarios; subir el número de ventas con promociones.

Tendencia

Recta de mejor ajuste (regresión lineal) sobre los meses cerrados: cuánto suben o bajan tus ventas por mes y dónde estarías el próximo mes.

Te ayuda a: planificar compras y ponerte metas realistas.

Promedio de 3 meses

Promedio de cada mes con los dos anteriores (promedio móvil). Suaviza los meses atípicos.

Te ayuda a: ver la dirección real de tus ventas sin dejarte llevar por un mes muy bueno o muy malo.

Análisis ABC (Pareto)

Ordena los productos por ventas del mes. A: los que suman el 80%; B: el siguiente 15%; C: el último 5%.

Te ayuda a: que nunca falten los A, negociar mejor su precio de compra y revisar si vale la pena mantener los C.

Venta por día de la semana

Venta promedio de cada día en las últimas 12 semanas, comparada con un día promedio.

Te ayuda a: decidir turnos, días de reposición y días para promociones.

Clientes para llamar

En riesgo: clientes con 3 compras o más que pasaron el doble de su ciclo habitual sin comprar (mínimo 14 días). Inactivo: más días de los que pusiste en Config.

Te ayuda a: a quién escribir esta semana antes de perderlo, empezando por quien más te compra.

Pagos digitales

Parte de tus ventas cobrada con los métodos marcados como digitales en Config (Yape, Plin, tarjeta, transferencia).

Te ayuda a: ordenar tu cuadre de caja y decidir qué medios de pago ofrecer.

Bueno saber

Funciona en Excel 2010 o superior, Excel para Mac, Google Sheets y LibreOffice. No usa macros.
Las hojas están protegidas sin contraseña para que no borres una fórmula por accidente. Para modificarlas: Revisar > Desproteger hoja.
Capacidad: 10,000 filas de ventas, 200 productos y 100 clientes. Si se te queda chica, guarda una copia por año.
La fecha de referencia es la última venta registrada, no la fecha de hoy. Si dejas de registrar unos días, el análisis se queda en esa fecha.
Registra los montos tal como cobras. Esta plantilla no calcula impuestos.
Si al abrir el archivo ves el aviso "Vista protegida", presiona "Habilitar edición" para poder escribir.

¿Tu registro de ventas ya no entra en un Excel?

Cuando venden varias personas a la vez, necesitas ver el stock en línea o emitir comprobantes, conviene un sistema. Lo construimos alrededor de cómo ya trabajas.

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